{DIY} Ein Projektboard für mehr Übersicht und Klarheit im Alltag und überhaupt… Enthält unbezahlte Werbung/Partnerlinks

Auf Instagram habe ich Euch ja schon ein paar Mal mein neues Projektboard gezeigt, dass mir seit ein paar Wochen auf absolut einfache und geniale Weise zu mehr Übersicht, Struktur und Klarheit verhilft. Weil immer wieder ein paar interessierte Nachfragen dazu kamen, zeige ich Euch heute gerne mal wie man so ein Projektboard anlegt und wie ich damit arbeite. Wundert Euch nicht über die leeren Post-it’s, aus privaten Gründen habe ich sie lediglich für die Fotos abgeklebt ;-). 

Obwohl ich schon seit einiger Zeit mit viel Engagement daran arbeite vom extrem stressigen Multitasking zum wesentlich entspannteren (und auch produktiveren) Singletasking überzugehen, habe ich in meinem Alltag dennoch meist mehrere Eisen im Feuer. So ganz vermeiden lässt sich diese Tatsache auch nicht, was vor allem an der Tatsache liegt, dass ich im Homeoffice arbeite. Dies ist für mich ein wunderbarer Glücksgriff und ein absolutes Privileg, bringt aber auch die Tatsache mit sich, dass sich Privates und Arbeit kaum, oder wenn überhaupt, nur ganz schwer voneinander trennen lassen. 

In meinem Kopf herrscht also des öfteren ein großes Durcheinander mit vielen ToDo’s die abgearbeitet, Projekte die umgesetzt und Familien-Duties die erledigt werden wollen. Da den Überblick zu behalten ist manchmal eine echte Mammutaufgabe. 

Weil ein so großes Durcheinander an Aufgaben mich leider nicht unbedingt produktiver macht, sondern mich stattdessen eher in einen Zustand einer Schockstarre versetzt, habe ich händeringend nach einer Lösung für mehr Übersicht, Klarheit und Struktur gesucht. Als leidenschaftliche Listen-Schreiberin waren eine oder mehrere thematisch geordnete Listen erstmal das Mittel meiner Wahl. Schnell musste ich hier aber erkennen, dass die Listen die Aufgaben alle schön bündelten und ordneten, allerdings fehlte immer noch eine Gesamt-Übersicht über die verschiedenen Aufgaben und über die nunmehr nicht erhebliche neue Zahl an verschiedenen Listen . 

Genau zum richtigen Zeitpunkt entdeckte ich auf Instagram dieses Bild eines Projektboards und war ab da schwer, schwer Projektboard-verliebt. Auf dem Organisations- und Aufräum-Blog ‚A Bowl full of Lemons‘ zeigt Toni Ihr Projektboard, dass sie sich aus ähnlichen Gründen für mehr Übersicht auf den ersten Blick gebaut hat.

Was für eine tolle und zudem auch überaus hübsche Idee, findet Ihr nicht auch?

Nachdem ich die Idee ein paar Tage mit mir herum getragen und dabei überlegt habe, wie ich das Ganze für meine Zwecke und Bedürfnisse anlegen könnte, stand kurze Zeit später meine Projektboard-Variante fest und konnte gebaucht werden…

Nicht zu groß sollte es werden, in sinnvolle Kategorien eingeteilt und bitteschön auch hübsch anzusehen wäre schön. Ein paar kleinere Einkäufe und etwa 30-Minuten-Bastelzeit später, und das fertige Ergebnis stand auf meinem Schreibtisch im Wohnzimmer. Seitdem bietet es mir den allerbesten und tollsten Überblick den ich jemals in dem großen ToDo- und Aufgaben-Wirrwarr hatte.

Das funktioniert sogar von der Couch aus, denn weil ich die Bereiche in Farben bzw. Farbengruppen eingeteilt habe, kann ich auch auf die Weite beispielsweise an der Anzahl der  Post-it’s erkennen, in welcher Kategorie gerade viel zu tun ist. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, hänge ich das Post-it ab, bei neuen To-Do’s wird ein neues buntes Zettelchen hinzugeklebt. Einfach, oder?

Vielleicht ist dieses Projektboard ja auch etwas für Dich? Es funktioniert übrigens nicht nur wie bei mir als Rundum-Organisations-Tool, sondern lässt sich auch prima für einzelne, große Projekte anwenden: Hausbau, Urlaubsplanung, Masterarbeit – hiermit lässt sich jeder noch so große Brocken in kleine, übersichtliche und vor allem machbare Meilensteine aufteilen. 

Hier meine besten Tipps für das Anlegen eines Projektboards:

– überlege Dir welche Kategorien und Bereiche für Dich und Deine Belange Sinn machen. Bei mir ist das Projektboard eine umfassende Übersichtstafel, d.h. hier habe ich alle wichtigen Alltagsbereich in Kategorien (wie z.B. Haus, Urlaub, Blog, Buch, Rechnungen, etc.) aufgeteilt. 

– für das Aufschreiben und Aufkleben der Aufgaben verwende ich ausschließlich Haftnotizen von Post-it. Im Vergleich zu vielen anderen Haftzetteln mit denen ich bislang gearbeitet habe, sind dies mit Abstand die am besten haftendsten Notizzettel die ich kenne. Dank eines speziellen superstarken Klebstoffs haften diese noch sicherer als die originalen Post-it Notes und sind somit für das Projektboard perfekt geeignet, weil sie sich auch immer wieder abziehen und an anderer Stelle neu aufkleben lassen. Zwei weitere Vorteile der Super Sticky Notes von Post-it: sie sind in einem praktischen und etwas kleineren Format (47,6 x 47,6 mm) Format und in vielen verschiedenen Farben erhältlich (z.B. Miami Farbkollektion).

– als Untergrund für dein Projektboard eignet sich ein Whiteboard, eine Magnettafel oder ein großer Bogen Tonpapier. Entscheidend für die Größe Deines Projektboards ist die Anzahl der verwendeten Kategorien und die Größe der Haftnotizen. Ich habe für mein Projektboard eine DIN A2 Leinwand verwendet, auf die ich ein gleichgroßes Blatt weißes Tonpapier geklebt habe. 

– erstelle Dir kleine Zettel die als Überschriften für Deine Kategorien dienen. Ich habe dies beispielsweise am PC getippt, ausgedruckt und die Zettel anschließend entsprechend ausgeschnitten und auf dem Projektboard festgeklebt.

– lege nun für Du die verschiedenen Kategorien jeweils eine Farbe für die Haftnotizen fest und schreibe nun die unterschiedlichen Aufgaben und ToDos auf  auf die entsprechenden Zettelchen, die Du dann auf dem Projektboard aufklebst. 

– meine Post-it’s bewahre ich in dieser praktischen Acrylbox auf, die immer griffbereit in der Nähe meine Projektboards steht. So kann ich neue Aufgaben gleich aufschreiben und sie geraten nicht in Vergessenheit.

– das Projektboard sollte an einem Ort aufgehängt oder aufgestellt werden, der sich idealerweise mehrmals am Tag in Deinem Sichtfeld befindet. Bei mir steht das Projektboard auf einem Schreibtisch im Wohnzimmer, d.h. ich kann täglich mehrmals (auch im Vorbeigehen) einen Blick darauf werfen und so erkennen welche wichtigen Aufgaben gerade anstehen.

Wenn Du auch täglich für mehr Übersicht, Klarheit und Struktur in dem ellenlangen Sammelsurium an wichtigen Aufgaben und dringenden Erledigungen kämpfst, dann kann ich Dir das Anlegen eines solchen Projekt- oder ToDo-Boards wirklich sehr empfehlen. Mir verhilft diese kunterbunte Tafel zu mehr Ordnung im Kopf und macht mich damit auf eine entspannte und angenehme Weise produktiver und gleichzeitig auch ein wenig gelassener.

Wie managst Du Deine immer länger werdenden ToDo-Listen? Ich freue mich über Deine Erfahrungen und Tipps!

Bis zum nächsten Mal,

Allerliebste Grüße,

Birgit